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OA協同辦公

OA協同創造價值:看敏捷組織如何跨部門下協作 


 
       在經濟全球化的趨勢下,給企業帶來機遇的同時也相伴著各種各樣的管理問題:公司辦公、生產在不同地方,且營銷機構龐大,導致內部上傳下達速度較慢,異地管理難,辦公效率低;通知公告發布、信息發送通知公告發布、信息發送普遍使用紙質文檔,不具備跟蹤、監控能力,浪費比較嚴重;內部溝通困難,經常出現推諉扯皮現象;流程環節不固定,流程管理有待優化;知識沉淀匱乏;領導掌握部門工作情況相對滯后,尤其對事項過程控制力度較弱。
  擺在企業面前最迫切需要解決的問題就是如何根據外界環境和市場變化的需求,迅速組建動態團隊,有效協調、配置內外部資源并打通內外迅速響應?

  一個敏捷的組織

  早上9:00,北京

  小李,今年24歲,是某電子公司北京分部研發部的一名程序人員。今天,他跟往常一樣,從公司的bug維護系統中查看和處理客戶bug。他得到由客服部轉來的成都項目實施經理提交的成都某客戶的服務請求。小李與客戶直接聯系,希望能查明bug產生的環境并回現bug報錯信息,未果。小李沒有被動等待,他開始找人協助。向研發部經理匯報,同時請求部門經理安排人員協助。

  早上9:10,深圳

  研發部經理批示并指導小李用另一種辦法追蹤bug原因;同時客服部經理、客服咨詢工程師以及成都的研發經理和測試工程師都加入了進來。

  早上10:10,深圳

  客服部經理匯報了與客戶溝通和測試及對bug問題根源的可能性分析的情況。

  中午12:10,北京-深圳

  小李通報了研發進展和客戶反饋,客戶實施經理在客戶現場對研發提出的解決辦法進行現場驗證,提出了新的方案。

  同日,北京、深圳、成都的多人之間進行了5次信息對稱的溝通、分工,確定了承諾客戶解決時間,客戶實施經理在前線對此全部了然于胸。

  3日后,北京

  在北京通過研發的努力,完成了解決bug的補丁包,并進行研發內部測試。

  4日后,成都

  小李請客戶實施經理協助配合在客戶實際環境中進行了一次嚴格的測試,確認無誤后將客戶系統升級,解決了問題。研發部測試工程師確認客戶滿意后,此次協同工作結束。

  從強者身上找入口

  看完這個案例你肯定會想知道他們如何溝通的?他們的溝通方式是什么?在跨部門、跨地域的溝通中,如何確保信息的完整性?究竟又是由誰來掌控整個流程?如何在快速響應的模式下,打破原有的bug解決流程,建立新的協作流程而又不會出現管理失控?

  如果能搞清楚這些問題,那么我們就能獲得敏捷組織的高效管理秘笈。

  揭開強者的面紗

  其實,這次完美高效的協作僅僅是通過OA軟件的一條協同信息完成的。

  當小李收到客服部轉來的客戶bug處理請求的這個協同時,他發現這個問題是他個人能力范圍內無法解決的,他第一時間想到了借助外部資源,于是,他在這個協同的基礎上通過“協同工作”的“加簽”應用把他的上級領導和其他同事加了進來,同時依據事情的進展情況,不斷擴大協作部門和人員。而在這同一個流程中,每個人的處理意見可視,同時流程中的人可以振蕩往復的回復意見和溝通。

 

  可視化的流程清晰地呈現了整個協作過程

  在這條協同信息之外,小李還建立了這個bug處理的項目團隊(通過項目管理功能來實現),項目建立后,每個成員的協同桌面都會自動顯示一個項目鏈接。在整個過程中,各協作成員之間局部協同工作,跨部門的團隊領導集中調度、把控執行進度。作為項目團隊成員點擊協同桌面的這個bug處理項目的鏈接,每個成員都可以調用項目模板、追加項目計劃,召開項目會議,所有的過程都被記錄下來,自動歸檔,即使最終項目完成,動態團隊被解散,項目的一切處理過程信息也都能被保存下來,知識經驗得到很好的沉淀,為以后的項目提供參考。

  工作中,我們可實現組織內外的延伸,與供應商、銷售渠道、服務商等上下游實現聯動、協調運作,管理延伸到跨組織的虛擬組織管理,實現協同價值的傳遞。在對外接觸的崗位設置“崗位郵箱”,如招聘、投訴、銷售信息等,由專人負責進行對外信息的采集和反饋,一旦接收到了相關信息,專人可以利用OA軟件提供的獨特的“郵件轉協同”、“協同轉郵件”、“協同轉公告”等方式通過網絡快速地按照規范傳遞信息,并且將處理結果及時反饋給外部或發布到內部。這樣快速把對外部信息的響應轉化為內部協同,以協同方式保證外部信息以外至內減少衰減,由下而上的信息呈報,快速實現無衰減層層上報,同時把內部流程處理結果轉化為向下的反饋和對外部的及時響應。

  綠色工作 協同增效

  管理的本質就是組織的協同工作過程,而協同工作效率的高低直接體現了組織執行力的強弱,有效解決組織協同工作的效率問題,就是抓住了組織行為管理效率的“源 ”和“本”。從而,達到綠色工作,協同增效的新境界。

   OA軟件能幫助任何一個組織面對新的挑戰迅速組建跨部門團隊,形成高度緊密的協作關系,不僅可以達成各種跨部門、跨組織、跨地區、跨系統的松散、動態的團隊管理,實現安全、高效、方便的信息交換和知識管理,即使動態團隊解散,也能夠保持所有的過程信息,沉淀為組織寶貴的知識財富。幫助組織從個人、流程、到動態組織等各個層面去提升效率,從而提升組織整體的敏捷性。
 

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